Online boeklancering
Donderdag 14 mei was de grote dag, het Expertboek In 10 stappen beter in burgerparticipatie werd feestelijk online gelanceerd. Het was een bijzondere ervaring om met 50 mensen af te tellen en daarna het glas te heffen op dit nieuwe boek. Het voelde ook echt alsof iedereen er bij was en dat is waardevol in een online bijeenkomst. Daarom deze blog: hoe hebben we het voorbereid en georganiseerd, hoe ging de uitvoering en wat hebben we geleerd? Nanneke van der Heijden en ik delen het graag met je.
Stil scherm
Stel je voor, 50 mensen op je scherm (2 schermen eigenlijk) die allemaal mee willen doen, interesse hebben en enthousiast zijn. Hoe kun je je verstaanbaar maken voor zo’n groep? Door bij iedereen de microfoon op mute (stil) te zetten. De deelnemers kunnen reageren via de chat en met emoticons op het scherm (duimpje, applaus). Pas bij het aftellen en juichen daarna hebben we alle microfoons open gezet. Het was een heerlijk bende meteen!
Gallery view
Wij gebruikten de video applicatie Zoom voor de online boeklancering. In Zoom kun je als deelnemer kiezen of je alle mensen wilt zien (Gallery view) of uitvergroot degene die aan het woord is (Speaker view). Bij ons feestje hebben een paar deelnemers vooral ons gezien, niet het hele scherm met mensen. Leerpunt voor ons, we hadden dat beter moeten uitleggen (knop rechtsboven in Zoom scherm).
Vooraf klaarzetten
De boeklancering bestond uit 3 onderdelen: het voorprogramma van anderhalf uur, een half uur formele boeklancering en de netwerkborrel van een half uurtje. Natuurlijk hadden wij goed nagedacht wat we per programmaonderdeel zouden gaan doen. Bijvoorbeeld filmpjes en foto’s laten zien via scherm delen. Leerpunt voor ons: vooraf al dat materiaal klaarzetten, zodat er sneller geschakeld kan worden. Dat houdt de vaart erin.
Even onder ons
Zowel in het voorprogramma bij de try-out van de Digiklas over de Actorenanalyse, als bij de netwerkborrel op het eind hebben we gebruik gemaakt van de Breakout Rooms in Zoom. Een goede manier om de grote groep op te splitsen in kleinere groepjes. De deelnemers waren heel enthousiast hierover, omdat ze zo even met elkaar konden praten, met microfoon aan. Maar het was te kort, hoorden we ook terug. Nog een leerpuntje.
Veiligheid in Zoom
Zoom is de afgelopen tijd negatief in het nieuws geweest vanwege privacy inbreuken en ongewenste ‘Zoombombing’, zoals tijdens de Raadvergadering van gemeente Westbetuwe. In de voorbereiding hebben we ervoor gezorgd dat de online veiligheid zo goed mogelijk gewaarborgd was. Dat deden we op de volgende manier.
Vooraf aanmelden
Deelnemers moesten zich vooraf aanmelden op www.beterinburgerparticipatie.nl. Zo wisten we om hoeveel mensen het ging en wie zij waren. Vervolgens stuurden wij een korte tijd voor de online sessie een email aan de deelnemers, met daarin 3 inloglinks, met ID en password van 3 Zoom sessies: het voorprogramma, de formele boeklancering en de netwerkborrel.
In de wachtruimte
Als de deelnemers de link gebruikten kwamen zij in de ‘wachtruimte’ van Zoom. Daar hebben wij de emailadressen/namen gecontroleerd, voordat we hen toelieten tot de online sessie. Omdat er veel mensen in een korte tijd de wachtruimte binnen kwamen, werkten we met een host en 2 co-hosts. Na controle kwam men in de Zoom sessie, met microfoon op mute.
Uitgeschakelde Zoom onderdelen
Wat konden de deelnemers met elkaar en met ons delen en wat niet? Wel hun video camera’s, maar geen bestanden via de chat, geen scherm delen, geen whiteboard gebruiken. Het is best veel dat we vooraf hadden uitgeschakeld. Dat doe je niet als het om een kleine groep met bekende mensen gaat. De online boeklancering bracht ons vele nieuwe gezichten, waar we heel blij mee zijn. Het blijft wel spannend hoe iedereen zich gaat gedragen, daarom al die veiligheidsacties.
Moderator nodig, naast gastheerschap
Nanneke van der Heijden en ik waren gastvrouw en gastheer, moderators en presenteerden diverse programmaonderdelen. Vooraf dachten we dat we gemakkelijk die verschillende rollen konden afwisselen. Maar tijdens de online boeklancering bleek dat de overgang van de moderator rol en die van de inhoudelijke presentator voor ons echt even schakelen was. Leerpunt dus: het kost tijd om van de ene naar de andere rol te gaan. Daarom is het handiger om een aparte moderator te hebben, gedurende de hele Zoom sessie.
Zijn we blij?
We zijn enorm blij met alle aandacht en energie van iedereen die bij de online boeklancering aanwezig was, of wilde zijn. Want een paar deelnemers kwam er te laat achter dat zij zich moesten aanmelden en een enkeling viste achter het net, omdat in het voorprogramma niet meer dan 25 mensen konden deelnemen. Of omdat hij de link te laat gebruikte. Dat is ons laatste leerpunt: iemand die tijdens de Zoom sessie nog mensen kan toelaten.
